今の私はどうやらメールでお客様とやりとりするのが得意らしいです。
もちろん本人にそんな自覚はありませんが、周りの人には良くそう言われます。
いただいたメールが、例えどんなに意味がよくわからない内容だったとしても、動揺することなくすぐに返信することができるし、必要な答えを最短で導き出すことができているからでしょうか。
そのせいか、自分がお客様の立場となって問い合わせをした際に、不快に感じることはたくさんあって、「どうしてこんな言い方をするんだろう?」って驚くことは多いです。
とはいえ、私だって初めから上手だったわけではないのです。
文字だけのコミュニケーションでうまくやり取りできるようになったきっかけとなった出来事と、そこで気づいたことについて、お話してみようと思います。
メールでのやり取りは苦手だなぁ…という方の何かしらのヒントになったらうれしいです。
海外に住む日本人の方と文字だけのやり取りをするようになって知ったこと
はるか昔、20年ぐらい前の話になりますが(-_-;)、実は私、海外在住の方とメールのみでお仕事の依頼のやり取りをするというお仕事をしておりました。
国内の会社から日英翻訳または英日翻訳の仕事を受け、登録している海外在住の日本人の翻訳家の方にふる、というお仕事でした。
もともとビジネスチックなやり取りなんて不慣れだし、見たことも聞いたこともない中、雇い主の方の過去のやり取りを見よう見まねでやっていました。
ある時、やり取りしていた海外在住の方からめちゃめちゃ怒られたことがありまして。
はるか昔の事なので具体的な内容は忘れてしまいましたが、依頼内容がわからない！一体どういうことなのよっ的なことだったと思います。
特に海外在住の方だったからなのでしょうか。それともその方のキャラクターなのでしょうか?
怒られたメールの言葉がものすごく怒りに満ちていて、おびえた記憶だけが鮮明です(笑)
その経験で分かったことは、
文字だけの世界に必要なことは、
相手に過不足なく必要なことを伝え、
それが誤解を与えるような表現ではなくそのまま伝わり、
そのうえで不快感を与えない物言いができるか
それからは、それを肝に銘じ、怯えながらも、どう表現したらわかりやすいか？間違いなく伝わるか？について学ぶ日々でした。
文字だけのコミュニケーションだけど人間味を感じさせることも大切
それからその方とどうなったかと言いますと…お互いに信頼関係もそれなりに生まれ、円滑にコミュニケーションできていたと思います。
その当時の私は、必要以上に人に対して壁を作っていた気がします。
仕事上の関係なのだから、必要なことのみのやり取りであるべきだ、的な。
ですが、文字だけの関係とはいえ、人と人とのコミュニケーションには変わりはないですよね。
慣れてきてからの私は、日本を離れて久しい方なので、日本は今こんな感じですよ～とか一言加えたりするようになりました。
そうなってからは、さらにコミュニケーションが円滑になっていった気がします。
メールだけのやり取りでの付き合いでは相手がどういう人か？なんてことはわからないし、逆に私がどういう人か？なんてことはわからないわけです。
ビジネス的なやり取りの中に、人間的な一面を入れることによって、その人の人となりが垣間見れたりし、会ったことはないものの一種のつながり的なものが生まれるのでしょうね。
メールやLINEなどの文字だけのやり取りで大切なこと まとめ
文字だけの関係であっても、相手はそれぞれの見え方・考え方を持った人間同士であり、お互いに感情をもっています。
だからこそ、言葉選びは慎重であるべきだし、できるだけ正確に相手に伝わってほしいという思いをもって、メッセージを作っていかなければいけません。
「メールやメッセージなんてただのやりとりだし」と軽く考えてはいませんか？
相手が聞いてきたことにこたえる。
相手が知りたいことを察して伝える。
そこに相手を思いやる気持ち、推し量る気持ちを持たなければ、やっぱりうまくはいかないのです。
メールもれっきとしたコミュニケーション。
まずはそこのやり取りが、あなたの商品・サービスが売れるかどうかの窓口になる方が多いはず。
ここがしっかりできるようになると、そのやりとりがきっかけであなたのファンになってもらえたり、一度会いたいと思ってもらえるかもしれないのです。
返したメッセージの返信がどんなだったか?をよく分析して、次はこういう返しをしてみよう、とか、相手の反応が良かった、こんな感じで次もやってみようとか。
改善・工夫の余地はた～くさんあります。
伝わらなかったわ～、おわり。
で済ませずに、ブラッシュアップしていきましょう。
↓こんな経験をしたことも…
